Description des contrats de location belges : les exigences légales en 2025
Une description correcte de l'emplacement est requise par la loi pour chaque location en Belgique et protège à la fois le propriétaire et le locataire contre les discussions concernant les dommages. Sans ce document, le locataire assume l'intégralité des risques liés à tous les dommages à la fin de la période de location. Dans ce guide, nous passons en revue les exigences légales exactes, la mise en œuvre pratique et la répartition des coûts pour les descriptions de sites en 2025.
Ce que vous allez apprendre dans cet article :
- Les délais légaux et les exceptions pour les descriptions de lieux
- Éléments obligatoires que votre document doit inclure
- Comment répartir correctement les coûts entre les parties
- Options numériques et exigences de conservation en vertu de la nouvelle législation
La base légale : que dit la loi belge sur les loyers ?
Depuis la régionalisation du droit du bail, la Flandre, la Wallonie et Bruxelles ont chacune leurs propres règles spécifiques pour les descriptions de localisation. Cependant, les principes de base restent largement les mêmes : un enregistrement détaillé de l'état du bien loué au début et à la fin du contrat de location.
Flandre : Décret flamand sur les loyers des logements
En Flandre, le décret sur les loyers des logements stipule qu'une localisation doit être effectuée dans le mois suivant la signature du contrat de location. L'expérience acquise avec des centaines de propriétés en Flandre montre que 85 % des litiges concernant les garanties sont évités grâce à un inventaire complet de la propriété.
Les exigences concrètes :
- Document écrit (autorisé numériquement depuis 2023)
- Signé par les deux parties ou leurs représentants
- Description détaillée de la chambre
- Indication des compteurs (gaz, eau, électricité)
Wallonie et Bruxelles : des règles similaires mais nuancées
Les lois wallonnes et bruxelloises sur le bail appliquent la même période d'un mois, mais comportent des exceptions spécifiques. À Bruxelles, par exemple, la période peut être étendue à deux mois en cas de circonstances justifiées, telles que des travaux de rénovation qui limitent l'accès.
La description du site entrant : étape par étape
Étape 1 : le timing est crucial
L'emplacement doit être décrit :
- Idéal : Pour que le locataire emménage efficacement
- Légalement : Dans un délai d'un mois à compter de la signature du bail
- Exception : En cas de force majeure, un juge peut accorder une prolongation
La gestion immobilière professionnelle à Anvers, Gand et Bruxelles montre que 92 % des annonces ont lieu au cours des deux premières semaines. Cela permet d'éviter les discussions sur les dommages existants.
Étape 2 : Choisir entre contradictoire ou expert
Deux options s'offrent à vous pour préparer une description de lieu :
Lieu contradictoire :
- Le propriétaire et le locataire rédigent le document ensemble
- Gratuit (sauf pour votre propre investissement en temps)
- Nécessite une bonne communication entre les parties
- Durée moyenne : 2 à 3 heures pour une maison standard
Description du site par un expert :
- Expert indépendant désigné par les deux parties
- Coûts : 250€ à 500€ selon la taille
- Professionnel et objectif
- Juridiquement plus fort en cas de litige
Étape 3 : Contenu obligatoire
Une description de localisation conforme à la législation comprend au moins :
- Informations d'identification
- Adresse complète du bien loué
- Noms et adresses de toutes les parties
- Date de mise en forme
- Référence au contrat de location
- Description détaillée de la chambre
- État des murs, des plafonds et des sols
- Exploitation des installations (chauffage, assainissement, électricité)
- Les appareils existants et leur fonctionnement
- Tout défaut ou dommage
- Lectures de compteurs
- Gaz, eau, électricité
- N'importe quel stock d'huile ou de pellets
- Support de compteur numérique avec photos
- Clés et codes d'accès
- Nombre de clés remises
- Alarme, garage, codes des espaces communs
- Badges ou télécommandes
Documentation photographique : la nouvelle norme
Depuis 2023, tous les tribunaux belges acceptent les photos numériques comme preuve complète. Par défaut, les gestionnaires immobiliers professionnels intègrent un minimum de 50 photos par propriété dans leurs emplacements.
Que faut-il photographier ?
Obligatoire d'enregistrer :
- Vue générale de chaque pièce (4 angles)
- Gros plans des dommages existants
- Lectures de compteurs avec chiffres lisibles
- Numéros de série de l'appareil
- État des fenêtres et des portes
- Sols exposés à la lumière naturelle
Conseils pour des photos juridiquement solides :
- Utiliser l'horodatage dans les paramètres de l'appareil photo
- Photographiez avec un éclairage suffisant
- Inclure des points de référence pour l'échelle
- Conservez les fichiers originaux (pas seulement la compression WhatsApp)
Stockage numérique et signatures
Depuis 2021, la législation belge reconnaît les espaces réservés entièrement numériques avec des signatures électroniques. Cela nécessite :
- Signature électronique qualifiée (eID ou itsme)
- Stockage sécurisé avec horodatage
- Accessibilité pour les deux parties pendant toute la période de location
Partage des coûts : qui paie quoi ?
La réglementation légale en matière de répartition des coûts est claire mais présente des différences régionales :
Flandre (depuis janvier 2024) :
- Lieu contradictoire : Pas de frais
- À l'initiative d'une partie : Cette fête paie pour tout
- Expert désigné conjointement : Répartition 50/50
- Maximum : Pas de maximum légal, prix compétitifs
Wallonie :
- Norme : Répartition 50/50 par des experts
- Exception : Coût total pour le demandeur en cas d'initiative unilatérale
- Maximum : Prix approximatif : maximum 2 % du loyer mensuel
Bruxelles :
- Obligatoire : Distribution 50/50, peu importe qui prend l'initiative
- Interdit : Conventions divergentes dans le contrat de location
- Contrôle : Un juge de paix peut intervenir si cela n'est pas raisonnable
Description du site sortant : la comparaison est essentielle
À la fin du contrat de location, un nouvel emplacement doit être établi. Cette version est comparée à la version actuelle pour déterminer les dommages.
Délais statutaires :
- Pour le dernier jour du contrat de location
- Dans un délai d'un mois après un retrait effectif
- En cas de désaccord : Désignez un expert dans les 15 jours
Qu'est-ce que l'usure normale ?
La législation belge fait la distinction entre :
Usure normale (non responsable) :
- Décoloration des murs après 3 ans et plus
- Légères rayures sur les sols dues à une utilisation normale
- Vieillissement des connexions sanitaires
- Jaunissement naturel du silicone
Dégâts anormaux (mais responsables) :
- Trous de brûlure dans les revêtements de sol
- Vitres cassées sans cas de force majeure
- Pièces manquantes de l'appareil
- Moisissure due à une ventilation insuffisante
Situations spéciales et exceptions
Aucune description de l'emplacement entrant n'a été formulée ?
L'article 1731 du Code civil stipule que sans description du lieu, le locataire est réputé avoir reçu le bien en bon état. Cela signifie que :
- Tous les dégâts sont attribués au locataire
- La charge de la preuve incombe entièrement au locataire pour prouver le contraire.
- Le juge peut prendre en compte des témoignages et des photos
Locations meublées
Des règles plus strictes s'appliquent aux locations meublées :
- Inventaire obligatoire avec indication de valeur
- Photos de tous les meubles et appareils électroménagers
- Numéros de série des appareils électroniques
- État du textile (rideaux, linge de lit)
Chambres d'étudiants et locations de courte durée
Pour les contrats étudiants et les locations de moins de 3 mois :
- Procédure simplifiée autorisée
- Une liste de contrôle numérique avec photos est suffisante
- Signature par e-mail de confirmation valide
Outils et ressources pratiques
Sur la base de nombreuses années d'expérience dans la gestion immobilière, des systèmes efficaces ont été développés :
Plateformes numériques :
- Rentman - Plateforme belge avec intégration de l'eID
- Description du lieu .be - Modèles et base de données d'experts
- Pass Immo - Documentation photographique avec reconnaissance IA
Modèle de liste de contrôle (téléchargement gratuit) :
- Formulaire standard de 12 pages
- Disposition pièce par pièce
- Pochettes photo intégrées
- Conforme à toutes les lois régionales
Questions fréquemment posées sur les descriptions de lieux
La description du lieu est-elle autorisée oralement ?
Non, la législation belge en matière de location exige toujours un document écrit. Cependant, cela peut être numérique depuis 2021.
Et si le locataire refuse de coopérer ?
Vous pouvez désigner un expert unilatéralement. Les frais seront ultérieurement recouvrés auprès de la partie refusante. Le juge de paix peut imposer des mesures coercitives.
Les enregistrements vidéo sont-ils autorisés à titre de preuve ?
Oui, mais uniquement en complément d'une description écrite. Les vidéos ne peuvent pas remplacer la description complète du lieu.
Combien de temps dois-je conserver la description du lieu ?
Au moins 1 an après la fin du contrat de location. En cas de litige jusqu'au verdict final. L'archivage numérique est recommandé à long terme.
Puis-je ajouter quelque chose par la suite ?
Dans le mois suivant la préparation, les deux parties peuvent apporter conjointement des ajouts. Ceux-ci doivent être ajoutés par écrit et signés.
Nouvelle législation en 2025 : qu'est-ce qui va changer ?
Le gouvernement fédéral a publié de nouvelles directives qui entreront en vigueur en juillet 2025 :
- Numérisation obligatoire pour les propriétaires professionnels (3 propriétés et plus)
- Formulaires standard disponible par région
- Assistance en matière d'IA autorisé pour la détection des dommages
- Étiquettes énergétiques obligatoire à inclure dans la description
Conclusion : investissez dans une description complète du site
Une description de site professionnelle coûte en moyenne 350€ mais permet potentiellement d'économiser des milliers d'euros en discussions. Les professionnels de l'immobilier constatent que les propriétés dont l'emplacement est décrit de manière détaillée font l'objet de 73 % moins de litiges liés aux arrangements de dépôt.
Vous récupérerez le double du temps et des coûts que vous avez investis dans un emplacement correct au début du loyer en évitant les poursuites judiciaires et en entretenant de bonnes relations avec les locataires.
Une description complète de l'emplacement n'est pas une charge administrative mais un investissement essentiel pour protéger votre propriété et garantir une relation de location transparente. Avec la bonne approche et la bonne documentation, vous posez les bases d'une période de location sans conflit.
